25.2.1. Требования к тендерной документации
Тендерная документация представляет собой комплект документов, подготавливаемый по поручению заказчика или организатора торгов и распространяемый за определенную тендерным комитетом плату. Она, как правило, включает в себя следующие разделы:
- приглашение к участию в торгах;
- общие сведения об объеме и предмете торгов;
- техническую часть (проектную документацию) и коммерческую часть тендерной документации;
- инструкции оферентам;
- форму заявки претендента на участие в торгах;
- условия и порядок проведения торгов;
- проект договора.
Тендерная документация должна составляться таким образом, чтобы все участники одинаково понимали содержащуюся в ней информацию. Для разработки тендерной документации могут быть привлечены инженерно-консультационная или проектная организация.
Конкретный состав, порядок и форма представления информации, а также другие условия подготовки тендерной документации могут уточняться тендерным комитетом.
Тендерные комитеты принимают решения на закрытых заседаниях в присутствии не менее двух третей состава открытым голосованием и простым большинством голосов. Если голоса разделились поровну, голос председателя является решающим. Решения оформляют протоколом, который подписывают все участники голосования.
25.2.2. Предварительная квалификация
В ряде случаев организатор торгов или тендерный комитет объявляет предварительную квалификацию, назначение которой состоит в выявлении квалификации участников. При этом в качестве претендента рассматривают организацию, фирму или консорциум, от чьего имени подана заявка.
Сообщение о проведении предварительной квалификации участников должно помещаться в объявлении о торгах и содержать следующие сведения:
- наименование и адрес объекта торгов, его общее описание, главные параметры работ и услуг;
- сроки прохождения предварительной квалификации, выкупа тендерных документов, представления оферт, начала и окончания работ;
- краткое изложение кредитно-финансовых и других условий договора;
- указания системы стандартов, измерений, официального языка;
- краткое описание строительной площадки, местных ресурсов, природных условий и др.
В случае необходимости при тендерном комитете создают специальную предквалификационную комиссию, председателя которой утверждает заказчик.
Процедура предварительной квалификации состоит из ряда этапов, в числе которых: подготовка и распространение тендерным комитетом приглашений к участию в предварительной квалификации; сбор и обработка оформленных опросников, отзывов; оценка полученных документов по формальным признакам и вынесение решения о результатах предварительной квалификации.
Опросник призван выявить следующую информацию о претенденте: полное наименование, адрес, номера телефона, телефакса, телекса; дату, место и орган регистрации; банковские реквизиты; организационно-правовую форму; профилирующее направление деятельности; сведения о платежеспособности предприятия. Претендент должен приложить к нему заверенные копии регистрационных и уставных документов, лицензии на определенные виды деятельности.
Тендерный комитет вправе привлекать к подготовке документов для предварительной квалификации и их оценке инженерно-консультационные организации, экспертов (в том числе физических лиц).
Надо отметить, что в разных странах порядок и условия проведения торгов в основном аналогичны. Различия связаны с определенными традициями, которые регламентируются специальными нормативными актами.
25.2.3. Оформление оферты
Оферта представляется в двух конвертах. Во внешнем конверте содержится заявка на участие в торгах, копия платежного документа, подтверждающая внесение первого задатка, и внутренний конверт, в котором находятся предложения претендента-оферента и банковская гарантия.
Первый гарантийный задаток — это форма обеспечения принятого на себя претендентом обязательства участвовать в торгах и нести связанные с ним риски. В международной практике он составляет обычно до 2 % от цены предмета залога, в России не превышает 1 %. Задаток возвращают участникам (кроме победителя) в оговоренное время.
Сроки подачи и рассмотрения тендерных предложений (оферт), час и место вскрытия конвертов, а также дату закрытия торгов определяет тендерный комитет.
Оферты принимает секретариат тендерного комитета (или уполномоченное им лицо) и немедленно регистрирует их в специальной книге. При этом оференту выдается расписка, подтверждающая прием и регистрацию его оферты.
Оферент имеет право наряду с офертой представить альтернативное предложение.
В процессе приема оферты тендерный комитет проверяет наличие необходимых документов, за исключением содержащихся в запечатанном внутреннем конверте. Если во внешнем конверте оферты нет одного из указанных выше документов, тендерный комитет может отказать в приеме оферты.
Решение об отказе в приеме оферты выносится на заседании тендерного комитета и оформляется протоколом, после чего секретариат высылает претенденту уведомление об отказе принять его оферту к регистрации с приложением протокола заседания тендерного комитета.
25.2.4. Правила торгов
Подрядные торги на объекты, расположенные на территории Российской Федерации, проводятся по месту нахождения организатора торгов.
Началом открытия торгов является:
- для открытых торгов — дата официальной публикации объявления в средствах массовой информации;
- для закрытых торгов — дата рассылки официальных приглашений участникам торгов по почте, телефаксу и т. д.
Все зарегистрированные оферты должны быть своевременно доставлены на место торгов, где перед их вскрытием тендерный комитет удостоверяется в сохранности конвертов.
Вскрытие оферт и экспертиза внутренних конвертов производятся секретариатом тендерного комитета в присутствии его полномочного состава, в результате чего тендерный комитет с помощью экспертов удостоверяется в комплектности представленных документов во внутреннем конверте, а также в их соответствии основным требованиям тендерной документации.
Если представленная оферта не соответствует требованиям, содержащимся в тендерной документации, а исправление недостатков меняет предложение оферента, данная оферта не подлежит рассмотрению, что фиксируется в протоколе заседания тендерного комитета.
При обнаружении в рассматриваемой оферте недостатков, не меняющих предложения оферента, тендерный комитет вправе требовать приведения представленных документов в соответствие с нормами, установленными для тендерной документации. Если оферент не выполняет данные требования, представленная им оферта не подлежит рассмотрению, что находит отражение в протоколе заседания тендерного комитета.
В зависимости от сложности объекта и предмета торгов тендерный комитет устанавливает соответствующий срок экспертизы оферт, который не может быть более шести месяцев с момента вскрытия внутреннего конверта.
Тендерный комитет в процессе рассмотрения оферт экспертными группами имеет право приглашать оферентов для разъяснений и запрашивать у них либо из других источников дополнительные сведения, подтверждающие присланную информацию.
Оференты не вправе самостоятельно вносить изменения в свои оферты в процессе торгов и после принятия их оферт к рассмотрению. Если оферент отзывает собственную оферту после ее регистрации, ему не возвращается внесенный задаток.
Победителя торгов определяют на основе критериев, содержащихся в тендерной документации.
При оценке технической части оферт используют показатели, характеризующие:
- временные параметры выполнения обязательств оферента;
- качество продукции или услуг, предоставляемых оферентом;
- организацию выполнения оферентом работ с точки зрения соблюдения мер безопасности, охраны здоровья работающих и охраны окружающей среды;
- уровень организации оферентом управления подготовкой и реализацией проектирования, строительством или выполнением комплекса работ, а также уровень квалификации рабочих и административно-управленческого персонала;
- технический уровень средств производства, используемых оферентом;
- степень использования местных ресурсов иностранными подрядчиками, а также подрядчиками из других регионов РФ;
- технические и имущественные гарантии, представляемые оферентом;
- другие показатели, определяемые заказчиком для каждого конкретного случая.
В состав показателей для оценки коммерческой части оферт могут входить предложенные оферентом:
- цена предмета подрядных торгов (осуществления строительства, выполнения комплекса работ, оказания услуг, поставки продукции) с указанием, в какой валюте и в ценах какого периода рассчитана предложенная цена;
- метод учета при оплате выполненные работ и изменений уровня цен в связи с инфляцией, изменением налогового и другого законодательства;
- условия и порядок финансирования и кредитования подрядных работ.
Конкурсные предложения анализирует и оценивает тендерный комитет или отдельно привлекаемые экспертные группы (эксперты) в срок, устанавливаемый тендерным комитетом.
Тендерный комитет выбирает победителем торгов оферента, предложение которого наиболее полно отвечает всем требованиям, содержащимся в тендерной документации.
Решение тендерного комитета о выборе победителя торгов принимается простым большинством голосов от числа членов полномочного состава, присутствующих на заседании, и оформляется протоколом. Если голоса разделились поровну, принимается решение, за которое проголосовал председатель тендерного комитета.
Торги могут быть объявлены тендерным комитетом несостоявшимися при следующих условиях:
- до момента окончания срока закрытия торгов не поступило ни одной оферты;
- все представленные оферты не содержат банковских гарантий.
Если все представленные оферты не соответствуют условиям тендерной документации, торги считаются состоявшимися, но имеют отрицательный результат. В этом случае заказчик может назначить повторные торги.
Протокол с результатами торгов тендерный комитет представляет организатору торгов для утверждения в трехдневный срок после принятия соответствующего решения. В протоколе должно быть указано: наименование объекта; предмет торгов; стоимость подряда; сроки реализации проекта; перечень оферентов; заключение экспертов; результаты оценки; наименование победителя.
Организатор торгов в недельный срок рассматривает представленные документы и принимает решение об утверждении результатов торгов. В случае не утверждения результатов торгов организатор торгов принимает мотивированное решение и направляет его в тендерный комитет.
Заказчик при рассмотрении протокола о результатах торгов может принять решения: о проведении повторных торгов; об утверждении победителя торгов и приглашение его на подписание протокола о намерениях по заключению подрядного договора; об утверждении победителя торгов и приглашении его к процедуре подготовки и заключения договора.
Оферент, выигравший торги, обязан внести второй задаток на расчетный счет заказчика в срок, установленный тендерным комитетом, в противном случае организатор торгов может отменить присуждение заказа данному победителю.
После внесения второго задатка победитель торгов заключает с заказчиком договор на условиях, содержащихся в тендерной документации и оферте победителя торгов.